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A efectos fiscales los libros de contabilidad, libros registros, así como los soportes documentales (facturas, documentos bancarios, etc.), incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal, deben conservarse durante un periodo de 4 años.

A efectos mercantiles, y de acuerdo con el Código de Comercio, esta documentación debe conservarse, durante 6 años.

En consecuencia, se debe conservar toda la documentación contable y fiscal de un ejercicio durante 6 años desde la fecha del último apunte contable (al ser este plazo mercantil más largo que el fiscal de 4 años).

Dos supuestos especiales

Si bien, ante esta regla general cabe mencionar dos supuestos especiales muy habituales:

  1. Existen bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS): la documentación debe conservarse durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.
  2. Existen facturas de Inmovilizado: éstas deben conservarse durante todos los ejercicios en los que se genere gasto de amortización más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.

Guardar de forma separada las facturas de elementos de inmovilizado que generen gasto por amortización, y toda la documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base imponible negativa en el IS (ya que en estos casos, el plazo de deber de conservación de la documentación puede exceder de 6 años).

Fuente: Canal CE Fundaciones & Asociaciones Nº 048

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